Да, повестку.

Просто лично мне кажется, что конгресс ради выборов - это как-то слишком мало. Проголосовать и по интернету можно, зачем собираться? :) Было бы интересно послушать, если кому-то есть чего рассказать.
Пригласить официальные лица, которые в теории могут поддержать какие-то проекты в регионе. (кто ответственен за дела молодёжи и спорта или там за связи с соотечественниками и т.д.?) Пусть познакомятся ближе. Пусть народ расскажет что пытались в эти годы сделать, что получилось и что нет. Может в зале будут люди, которые на эти грабли уже наступали и после брошенного камня выступления, пойдут круги, будут разговоры.
Неплохая форма - разбиться на группы, которые обсудят узкоспециализированные вопросы и смогут сразу сформулировать новые предложения для небольшой декларации.
Т.о. повестка могла бы выглядить следующим образом.

1) Вступление. Краткий отчёт достигнутого, планы на будущее. (15 мин.)
2) Выступление отдельных представителей (по 15 мин., человек 5, не больше.)
3) Работа в группах (1 час)
4) Презентация предложений из групп. (по 5-10 мин. на группу)

5) Голосование за предложения.
6) Выборы правления.

Как-то так. :)